Si te ha pasado que alguna vez ni te enteraste de algo que sientes que deberías estar informado, este artículo es para ti.
La matriz RACI es un método simple para involucrar a todos los integrantes necesarios en algún asunto, proceso, proyecto, tarea, seguimiento y/o similares usando ROLES de comunicación.
Pensemos en un operador que requiere llevar un control de las cotizaciones enviadas a los clientes… y que al final abonará para cumplir una meta de ventas, y que debe ser informado a los directores de ventas para consolidar la información y conocer el impacto de este esfuerzo.
La definición de RACI
RACI se refiere Roles dentro de los procesos que son Responsable, Accountable (quien cuenta o lleva el registro), Consulted (Consultado) e Informed (Informado/notificado) y se define mejor en una matriz
En una explicación simple con el ejemplo anterior:
| Persona | R | A | C | I |
| Operador | X | X | ||
| Supervisor | X | X | X | |
| Depto. de Compras/Almacén | X | |||
| Director de Ventas | X |
- El operador es responsable de enviar las propuestas y registrarlas
- El supervisor será el que lleve el SCORE y puede ser consultado de cualquier imprevisto, e informado de cambios
- El Depto. de compras deberá ser consultado para cotejar disponibilidad y tiempos de entrega
- La dirección de ventas, será informada de resultados
La actualización a RASCI
Algunas organizaciones que tienen en su plantilla un departamento de TI, es necesario involucrarlos… ya que las herramientas y/o sistemas de información, por lo regular presentarán algunos casos que requieran el soporte de TI.
| Persona | R | A | S | C | I |
| Operador | X | X | |||
| Supervisor | X | X | X | ||
| SOPORTE TI | X | ||||
| Depto. de Compras/Almacén | X | ||||
| Director de Ventas | X |
La otra perspectiva (GENERAL)
Puedes tener en tu organización un manual de procesos y personas, cruzándolo en una matriz RACI alineado totalmente a tu proceso, así cada quién sabrá cual es su ROL en cada proceso y evitaremos la confusión.
En este ejemplo podemos generalizar el proceso con la perspectiva de la organización.
| Proceso/integrante | Operador | Supervisor | Depto de Compras | Dirección de ventas |
| Enviar propuestas | R | A | C | I |
| Control de stock en almacén | I | C | R,A | I |
| Validar registros correctos | I | R, A | ||
| Extraer Datos para TIE* | C, I | C, I | C, I | R,A, |
Observa como para el envío de propuestas… se tiene claro cual es el rol de cada integrante en el proceso.
De igual forma el control de STOCK de almacén es responsabilidad de Depto. de compras, quien ademas lleva el registro propio de las entradas en los almacenes, donde el supervisor puede consultar próximas entradas de mercancía, y el operador sería informado para poder ofrecerlo a los clientes.
Al final del periodo es responsabilidad del supervisor validar que todos los registros sean correctos, e informar al operador cualquier error u omisión.
La dirección sería responsable de extraer los datos para sus tableros de control, para medir la eficacía/eficiencia de los esfuerzos para lograr las cuotas y metas de ventas.
* TIE es un Servicio ETL as a Service que proporciona Tableros de información estratégica (TIE).
